Panoramica sabado tarde redimensionada_v2

Un pelotón de 18.000 personas inundó el pasado fin de semana el Bilbao Exhibition Centre para visitar la primera edición de BIBE, la Feria Internacional de la Bicicleta. ¿Un arrebato colectivo de locura por la bici? Seguro que sí, pero también muchos meses de trabajo e ilusión de un equipo de profesionales encabezado por sus organizadores y al que GUK ha aportado su granito de arena como responsables del equipo de comunicación.

Así que si estás planeando celebrar un gran evento y no sabes cómo conseguir atraer al público, aquí te damos algunas claves. En concreto, 10 pistas que te pueden ayudar a que tu gran día sea todo un éxito de asistencia.

1. Ofrece algo diferente

Echa un vistazo a tu agenda. O a la de tu ciudad. La vida está plagada de eventos. Así que, si no quieres correr el riesgo de organizar “un evento más”, esfuérzate por ofrecer al público algo diferente. Trabaja bien el tipo de evento, identifica exactamente a tu público objetivo, ponte en su lugar y dale aquello que estaba esperando. Por ejemplo, un gran evento para amantes de la bicicleta en un entorno geográfico donde hay gran afición y no hay una feria del sector desde hace 15 años.

2. Escucha a tu público

Consecuencia directa del punto anterior, difícilmente vas a poder ofrecer a la gente lo que quiere si no le escuchas. ¿Cómo? Afortunadamente, Internet te ofrece cientos de herramientas para monitorizar la Red, detectar grupos de interés, identificar comunidades y escuchar sus inquietudes. Tampoco olvides que hay un mundo real al margen de la Red. Acércate a los colectivos del sector, a las asociaciones, a los grupos de aficionados… Esto es lo que nuestros ‘oídos’ digitales escucharon: miles de personas estaban deseando tener un foro de referencia sobre la bicicleta.

3. Construye una comunidad

Ya tienes claro quién es tú público y qué ofrecerle. Es el momento de construir una comunidad en torno a tu evento. Así obtendrás posicionamiento, prescripción y miles de altavoces que promocionarán tu iniciativa. Eso sí, no es gratis. Para ello, tendrás que aportar valor en forma de contenido de calidad, información de interés, construir credibilidad, ser divertido… En apenas unos meses, BIBE14 ya ha aglutinado a más de 3.300 aficionados a la bici en su cuenta de Facebook, 1.000 en su Twitter, y los vídeos de su canal de Youtube superan los 15.000 visionados. En resumen, BIBE ya no es sólo una feria. Es una comunidad de miles de personas con una pasión en común: la bicicleta.

4. Busca el apoyo de ‘influencers’

Está muy bien recabar el apoyo del mayor número de personas para tu iniciativa. Pero, ¿te has parado a pensar quiénes son los referentes de ese sector? Esas marcas, esas personas, esas asociaciones, esos medios, esas celebrities capaces de arrastrar a las masas. Identifícalas, interactúa con ellas y trata de sumarlas a tu causa. Te serán muy útiles al principio para sumar masa crítica en torno a tu evento. BIBE14 debe mucho al apoyo inicial de referencias como Joxean Fernández Matxin (@Matxin_), Joane Somarriba (@JoaneSomarriba), Julián Sanz (@juliansanz355), Fundación Euskadi, el equipo Murias…

5. Involucra a las marcas

Muchos eventos se convierten en una gran oportunidad para las marcas, que tienen en ellos un magnífico escaparate para vender sus productos, para acercarse a sus potenciales clientes y, sobre todo, para interactuar con ellos y escucharles. Hazles ver esta oportunidad, busca su apoyo, alíate con ellas y busca acuerdos de interés mutuo. Así podrás recibir el apoyo de su imagen, su enorme posicionamiento en tu sector y su capacidad de gigante altavoz de tu mensaje. En el caso que nos ocupa, marcas como Mérida, Orbea, Berria, KTM han sido importantes aliados desde el principio.

6. Consigue un buen golpe de efecto

Un evento en sí no es una gran noticia. Por muchas marcas que movilice o mucha gente que atraiga. Por eso, te será de mucha ayuda poner en marcha una buena campaña de Relaciones Públicas, con un buen argumento de publicity que consiga concitar el interés de los medios de comunicación, de los internautas en las redes sociales y de la comunidad en general. Julián Sanz y su récord Guinness pedaleando cinco días sin parar durante 2.800 kilómetros han sido, además de una ‘bilbainada’, un gran reclamo para BIBE14.

7. Busca el apoyo de los medios de comunicación

¿Quién dijo que los medios convencionales estaban muertos? Está claro que tu estrategia en redes sociales ha de ser de primer nivel, pero no te olvides de que la prensa, la radio y la TV todavía llegan a miles de personas. Una buena estrategia de Relaciones Públicas hará que tu evento se convierta en foco de atención informativa, pero para ello tendrás que trabajar mucho para los periodistas, ofrecerles buen material, argumentos de interés, facilitar su trabajo… BIBE14 ha tenido impacto en cientos de periódicos, radios y televisiones en las últimas semanas. Ha sido contraportada de Marca en domingo, objeto de entrevista en El Larguero de La Ser, noticia en los informativos de las principales cadenas nacionales de tele y radio, portada en la prensa local…

8. Usa el vídeo (y la foto)

Es indudable que hay formatos que son más atractivos que otros. Y, te guste o no, el vídeo es el formato por excelencia del tiempo que nos ha tocado vivir. También la fotografía es una gran aliada. Genera contenido audiovisual en torno a tu evento desde el principio, con meses de antelación, planifica una buena estrategia y cuenta tu historia en píldoras audiovisuales. Los vídeos grabados para promocionar BIBE14 han sumado nada menos que ¡15.300 visionados! Casi tantos como asistentes a la feria.

9. Aprovecha el propio evento

No, el día del evento no es el momento de relajarse disfrutando del resultado del trabajo bien hecho. Es hora de trabajar ya pensando en su continuidad. Y, para ello, la celebración del acto es una inmejorable oportunidad para convertirte en trending topic, generar nuevo contenido, escuchar a los asistentes, recabar ideas... Un equipo de comunicación de siete personas estuvimos trabajando non-stop durante los tres días de la feria (#BIBE14). Un material que será una buena base para la feria del próximo año.

10. Analiza, mide y mejora

Sí, es verdad que el mundo de los intangibles es difícil de cuantificar. Pero estamos de suerte. La eclosión de internet y las herramientas digitales nos permite contar, si las trabajamos bien, con datos de incalculable valor para medir nuestro trabajo. Así que mide todo aquello que sea medible. Establece indicadores, objetivos, y sé tu cliente más exigente. Analiza qué ha sido un acierto rotundo y en qué has fallado. Es el mejor punto de partida para el próximo reto. En este caso, todos los indicadores apuntan a que BIBE14 ha sido un gran éxito. Pero hay muchas cosas que mejorar. Es hora ya de trabajar duro para que BIBE15 sea mejor.

Event Pack

eventos comunicación corporativa

Redes